Zertifizierte Praxissoftware: Was KBV, KOB und andere Nachweise wirklich bedeuten

Wenn ihr nach zertifizierter Praxissoftware sucht, geht es meist um eine zentrale Frage: Kann dieses Praxisverwaltungssystem rechtssicher und zuverlässig in einer deutschen Arztpraxis eingesetzt werden? Die Antwort steckt nicht in einem einzigen Siegel. Für ein PVS gibt es unterschiedliche Prüfungen und Zulassungen – je nachdem, ob es um KV-Abrechnung, eAU, eDMP, Labor, ePA oder Cloud-Sicherheit geht.

Mit doctorly nutzen wir genau diese funktionsbezogenen Zertifizierungen. Unsere Praxissoftware wird bei der KBV unter der System-ID 616 geführt und ist zusätzlich für die aktuelle ePA-Konformitätsbewertung bei der gematik gelistet. Entscheidend ist aber nicht nur, dass ein Zertifikat existiert, sondern wofür es gilt und ob es aktuell ist.

KBV-System-ID 6169 KBV-PrüfbereicheePA 3.0 KOB

Browserbasierte doctorly Praxissoftware auf Tablet und Smartphone

Was bedeutet zertifizierte Praxissoftware?

Praxissoftware wird in Deutschland für bestimmte gesetzlich oder regulatorisch geregelte Funktionen geprüft. Die KBV erklärt, dass Praxen für die vertragsärztliche Versorgung nur entsprechend zertifizierte Systeme einsetzen dürfen. Dazu definiert sie technische Vorgaben und Schnittstellen, die Softwarehersteller in Prüfverfahren nachweisen müssen.

Die Zertifizierung ist dabei funktionsbezogen. Ein PVS kann beispielsweise für die vertragsärztliche Abrechnung, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder den LDT-Befundimport jeweils eigene Prüfnummern besitzen. Deshalb ist „KBV-zertifiziert“ keine einzelne, pauschale Gesamtprüfung aller Produkteigenschaften.

Ebenso wichtig: Die KBV bewertet bei diesen Zertifizierungen, ob die geregelten Vorgaben korrekt umgesetzt sind. Sie bewertet damit nicht automatisch, wie intuitiv die Oberfläche ist, wie schnell der Support reagiert oder wie gut sich die Software in eure individuellen Praxisabläufe einfügt. Genau diese Punkte solltet ihr zusätzlich testen.

doctorly Praxisverwaltung auf einem Bildschirm

Welche Zertifizierungen sind für ein PVS wichtig?

Welche Nachweise eure Praxis braucht, hängt von Fachrichtung und Funktionsumfang ab. Für eine typische vertragsärztliche Praxis sind insbesondere Abrechnung, digitale Muster, Verordnungen, DMP und ePA relevant. Bei Laboranbindung oder besonderen Versorgungsverträgen kommen weitere Bereiche hinzu.

Prüfung / Nachweis	Worum es dabei geht
KBV-Zertifizierung für KVDT	Technische Voraussetzungen für die vertragsärztliche Abrechnung und definierte Satzarten.
KBV-Zertifizierung für digitale Muster	Zum Beispiel die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).
KBV-Zertifizierung für eDMP	Regelkonforme elektronische Dokumentation von Disease-Management-Programmen.
KBV-Zertifizierung für LDT	Standardisierter Labordatenaustausch, z. B. Befundimport.
KBV-Zertifizierung für Verordnungen	Zum Beispiel Heilmittel oder Digitale Gesundheitsanwendungen, abhängig vom jeweiligen Verfahren.
KOB / gematik	Konformitätsbewertung für interoperable Funktionen, aktuell besonders relevant für ePA 3.0.
C5 bei Cloud-Betrieb	Sicherheitskriterien für Cloud-Dienste; kein Ersatz für KBV- oder KOB-Zertifizierungen.

KBV-Zertifizierung: Standards für Abrechnung und geregelte Funktionen

Bei der KBV-Zertifizierung weist der Hersteller nach, dass definierte Vorgaben technisch korrekt umgesetzt sind. Das ist besonders bei Daten wichtig, die eure Praxis an Kassenärztliche Vereinigungen oder andere Stellen übermittelt. In den aktuellen KBV-Zulassungsverzeichnissen könnt ihr nachsehen, welche Produkte für welchen Bereich geführt werden.

Eine Prüfnummer hat einen klaren Geltungsbereich und eine Laufzeit. Für die Auswahl eures PVS ist deshalb nicht nur die Produktbezeichnung interessant, sondern auch die konkrete Prüfnummer und das Ablaufdatum.

KOB-Zertifizierung: Konformitätsbewertung für die ePA

Mit der elektronischen Patientenakte ist eine weitere Prüfung hinzugekommen. Beim Konformitätsbewertungsverfahren (KOB) wird geprüft, ob ein Primärsystem bestimmte Interoperabilitätsvorgaben der gematik korrekt umsetzt. Die KBV weist darauf hin, dass PVS-Hersteller diese Bewertung für die ePA durchlaufen müssen.

doctorly ist in der KOB-Positivliste der gematik mit der KBV-System-ID 616 geführt. Die aktuelle Bestätigung betrifft den Medication Service der ePA 3.0 Stufe 2 und ist bis 6. April 2027 gültig.

C5 und KBV: unterschiedliche Prüfbereiche

Die KBV prüft bestimmte Praxissoftware-Funktionen, C5 die Informationssicherheit von Cloud-Diensten. Für Cloud-PVS ist nach § 393 SGB V grundsätzlich ein aktuelles C5-Typ-2-Testat oder ein gesetzlich anerkannter gleichwertiger Sicherheitsnachweis erforderlich. C5-Testate werden von unabhängigen Wirtschaftsprüfern nach dem Kriterienkatalog des BSI erstellt.

KBV-Zertifizierung, KOB und KBV-Vertrag: drei verschiedene Dinge

Gerade bei der Recherche nach zertifizierter Praxissoftware tauchen mehrere Begriffe auf, die ähnlich klingen, aber unterschiedliche Fragen beantworten. Für eure Auswahl lohnt sich die Trennung:

KBV-Zertifizierung: Hier geht es um definierte Funktionen und Schnittstellen, die nach den Vorgaben der KBV geprüft werden. Dazu gehören zum Beispiel vertragsärztliche Abrechnung, digitale Muster, Labordaten oder bestimmte Verordnungen.

KOB der gematik: Die Konformitätsbewertung prüft festgelegte Interoperabilitätsanforderungen. Bei der aktuellen ePA 3.0 ist sie für Praxisverwaltungssysteme besonders wichtig.

PVS mit KBV-Vertrag: Zusätzlich können Anbieter freiwillig eine Rahmenvereinbarung nach § 332b SGB V mit der KBV schließen. Ein solches Produkt darf sich „PVS mit KBV-Vertrag“ nennen. Die Vereinbarung enthält unter anderem Anforderungen an Nutzerfreundlichkeit, Preistransparenz, Sicherheit, Service und Updates.

Ein KBV-zertifiziertes PVS ist also nicht automatisch ein „PVS mit KBV-Vertrag“. Umgekehrt ersetzt die Rahmenvereinbarung nicht die einzelnen Zertifizierungen, die für regulierte Funktionen erforderlich sind. Die KBV beschreibt die Rahmenvereinbarung und ihre Kriterien separat.

Für doctorly kommunizieren wir deshalb nur die Zertifizierungen und Konformitätsbewertungen, die konkret für unsere Software vorliegen. Einen freiwilligen KBV-Vertrag behaupten wir nicht, solange er nicht für das konkrete Produkt bestätigt ist.

Welche Zertifizierungen hat doctorly?

Stand Oktober 2026 wird doctorly in mehreren aktuellen KBV-Verzeichnissen unter der System-ID 616 geführt. Für die eigene Prüfung wichtig: In den KBV-Zulassungslisten findet ihr das Produkt unter „Doctorly“ mit dem Hersteller „Frey ADV GmbH“. In der KOB-Positivliste der gematik steht „doctorly“ dagegen unter „doctorly GmbH“. So könnt ihr die Zulassungsbereiche und Konformitätsbewertungen gezielt nachprüfen.

9KBV-Zertifizierungsbereiche

1zusätzliche KOB-Bewertung

616KBV-System-ID

Bereich	Aktueller doctorly-Nachweis (Stand Oktober 2026)
Vertragsärztliche Abrechnung	KBV-Prüfnummer Y/1/2409/36/616, gültig bis 31.08.2027; u. a. ambulante Behandlung, Überweisung, belegärztliche Behandlung und Notfall/Notfalldienst.
eAU	KBV-Prüfnummer Y/80/2507/18/616, gültig bis 31.12.2026.
Elektronische Dokumentation (Hautkrebs-Screening)	KBV-Prüfnummer Y/53/2507/36/616, gültig bis 30.06.2028.
LDT-Befundimport	KBV-Prüfnummer Y/43/2411/38/616, gültig bis 31.12.2027.
Arzneimittelverordnung (AVWG)	KBV-Prüfnummer Y/400/2511/38/616, gültig bis 31.12.2028; zertifizierte Datenbasis: MMI PHARMINDEX.
Heilmittelverordnung	KBV-Prüfnummer Y/495/2504/21/616, gültig bis 31.12.2026.
eDMP	KBV-Zulassungen u. a. für Diabetes mellitus Typ 1 und 2, KHK, Asthma bronchiale und COPD; aktuelle Prüfnummern bis 31.03.2028.
DiGA-Verordnung	KBV-Prüfnummer Y/450/2502/38/616, gültig bis 31.03.2028.
Blankoformularbedruckung (BFB)	KBV-Prüfnummer Y/9/2504/36/616, gültig bis 31.03.2028; für die im KBV-Verzeichnis aufgeführten Muster.
ePA 3.0 / KOB	gematik-Konformitätsbewertung für Medication Service ePA 3.0 Stufe 2, gültig bis 06.04.2027.

Die Tabelle enthält die neun KBV-Zertifizierungsbereiche aus der Übersichtsmatrix; die KOB der gematik ist ein zusätzlicher, eigenständiger Nachweis. Diese Übersicht ist bewusst konkret. Zertifizierungen ändern sich, werden verlängert oder für neue Spezifikationen erneut geprüft. Deshalb solltet ihr vor einem PVS-Wechsel immer den aktuellen Stand in den offiziellen Verzeichnissen prüfen – besonders wenn eure Praxis eine bestimmte Fachfunktion zwingend benötigt.

Warum Zertifizierungen ein Ablaufdatum haben

Praxissoftware ist kein statisches Produkt. Abrechnungsregeln, Formulare, TI-Anwendungen und technische Schnittstellen verändern sich. Deshalb haben viele Prüfnummern ein Gültigkeitsdatum. Wenn sich Spezifikationen ändern, müssen Hersteller ihre Software anpassen und je nach Verfahren erneut prüfen lassen.

Für euch als Praxis bedeutet das: Ein Zertifikat aus einem alten Prospekt ist nicht automatisch der aktuelle Stand. Prüft bei wichtigen Funktionen immer die aktuelle Zulassung. Die KBV aktualisiert ihre Verzeichnisse regelmäßig und nennt dort Produkt, Anbieter, Prüfnummer, Gültigkeit und den geprüften Funktionsbereich.

Bei einer cloudbasierten Lösung wie doctorly werden Softwareänderungen zentral bereitgestellt. Das reduziert den Aufwand, Updates auf einzelnen Arbeitsplätzen manuell einzuspielen. Trotzdem bleibt wichtig, bei regulatorischen Änderungen auf die Produktinformationen zu achten – besonders bei eAU, ePA, Verordnungen und Abrechnung.

Was passiert, wenn eine Zertifizierung ausläuft?

Ein Ablaufdatum bedeutet nicht automatisch, dass das PVS am nächsten Tag unbrauchbar wird. Entscheidend ist, ob eine Folgeprüfung vorliegt, welche neue Spezifikation gilt und ob gesetzliche Übergangsregeln vorgesehen sind. Bei Funktionen, die für die KV-Abrechnung verpflichtend sind, sollte die Praxis den Status allerdings frühzeitig mit dem Anbieter klären.

Bei der KOB für die ePA gelten gesetzliche Anforderungen an die Abrechnungsfähigkeit. Die KBV hat für bestimmte Sonderfälle Übergangsregelungen geschaffen. Für eine normale Neuanschaffung sollte eure Praxis deshalb ein System wählen, dessen aktuell benötigte Konformitätsbewertungen bereits vorliegen.

Was eine KBV-Zertifizierung nicht automatisch garantiert

Eine zertifizierte Praxissoftware erfüllt die jeweils geprüften fachlich-technischen Anforderungen. Daraus folgt aber nicht automatisch, dass sie für eure Praxis die beste Lösung ist. Die KBV selbst grenzt die Zertifizierung klar von Komfort und Bedienqualität ab.

Für eure Entscheidung bleiben deshalb weitere Fragen wichtig:

Bedienbarkeit: Findet euer Team häufige Funktionen ohne lange Wege?
Stabilität: Wie transparent geht der Anbieter mit Störungen und Updates um?
Support: Erreicht ihr bei kritischen Problemen schnell eine Person, die den Praxisalltag versteht?
Datenmigration: Welche Daten werden beim Wechsel übernommen und wie wird die Übertragung geprüft?
Schnittstellen: Funktionieren Labor, diagnostische Geräte und eure weiteren Systeme?
Datenschutz und Cloud-Sicherheit: Welche technischen, organisatorischen und vertraglichen Nachweise liegen vor?
Kosten: Welche Funktionen, Updates, Support- und Wechselservices sind tatsächlich enthalten?

Genau deshalb sollte die Zertifizierung der Einstieg in euren Vergleich sein – nicht das Ende.

Zertifizierte Praxissoftware und Datenschutz: zwei verschiedene Fragen

Gerade bei Gesundheitsdaten werden Begriffe schnell vermischt. Eine KBV-Zertifizierung bestätigt, dass eine regulierte Funktion nach den vorgegebenen technischen Regeln umgesetzt ist. DSGVO-Konformität betrifft dagegen die gesamte Verarbeitung personenbezogener Daten in eurem konkreten Einsatz.

Dazu gehören unter anderem Rechtsgrundlagen, Auftragsverarbeitung, Zugriffsrechte, Endgerätesicherheit, Verschlüsselung, Löschkonzepte, Datensicherung und interne Praxisprozesse. Bei Cloud-Lösungen kommen zusätzlich die Anforderungen an den Cloud-Betrieb hinzu.

Bei doctorly erfolgen Hosting und Verschlüsselung unserer Cloud-Praxissoftware ausschließlich in Deutschland. Für die Bewertung eures konkreten Setups sollten trotzdem immer die aktuellen Sicherheitsunterlagen, Verträge und Rollen- und Berechtigungskonzepte geprüft werden.

Warum wir Zertifizierung mit einfachen Praxisabläufen verbinden

Eine Praxissoftware kann alle notwendigen Prüfungen bestehen und sich trotzdem umständlich anfühlen. Wir haben doctorly deshalb so aufgebaut, dass Zertifizierung und tägliche Nutzbarkeit zusammenkommen: Patientenverwaltung, Patientenakte, Terminplanung, KV- und Privatabrechnung, Rezepte, Laborprozesse und TI-nahe Abläufe gehören zu einer gemeinsamen Oberfläche.

Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig in derselben Patientenakte arbeiten. Änderungen sind direkt sichtbar, und Abrechnungslisten helfen euch, offene Punkte schon während des Quartals zu bearbeiten.

Heute werden mehr als 1,7 Millionen Patient:innen mit Hilfe von doctorly betreut. Seit 2025 gehören wir zur FREY-Gruppe und verbinden unsere browserbasierte Produktentwicklung mit langjähriger Erfahrung in Praxis-IT.

Support und Schulung gehören für uns dazu

Zertifizierungen helfen wenig, wenn euer Team bei einer Frage niemanden erreicht. Deshalb begleiten wir den Wechsel mit persönlicher Schulung und einem festen Onboarding-Prozess. In unserem Kundenservice arbeiten auch ehemalige MFAs, die viele Situationen aus dem Praxisalltag kennen.

Zusätzlich steht euch unser Kundencenter rund um die Uhr mit Anleitungen zur Verfügung – von Patientenverwaltung und Abrechnung bis Labor und Telematikinfrastruktur.

PVS-Wechsel mit Test-Datenübertragung

Beim Wechsel starten wir mit einer Testübertragung aus eurem bisherigen System. Danach prüfen wir die Daten gemeinsam mit euch und planen die endgültige Migration. Auf unserer Wechsel-Seite berichten Praxen, wie sie aus Systemen wie Medistar, Turbomed, ALBIS, Quincy, S3, x.comfort, medatixx oder tomedo zu doctorly gewechselt sind.

Ajeh Bromand beschreibt dort beispielsweise, dass ihre Praxis für den Wechsel nicht schließen musste. Solche Alltagserfahrungen ergänzen die formalen Zertifizierungen um genau das, was ihr vor einer Entscheidung wissen wollt: Wie funktioniert die Software wirklich im laufenden Praxisbetrieb?

Welche Zertifikate braucht eure Fachrichtung wirklich?

Nicht jede Praxis benötigt jeden Zertifizierungsbereich. Eine hausärztliche Praxis mit DMP, Labor und vielen Verordnungen hat andere Schwerpunkte als eine Facharztpraxis ohne DMP oder eine Privatpraxis. Eine lange Zertifikatsliste ist deshalb nicht automatisch besser – wichtig ist die Passung zu euren tatsächlichen Leistungen.

Für eine vertragsärztliche Praxis solltet ihr mindestens klären, ob die benötigte KV-Abrechnung und die relevanten digitalen Anwendungen abgedeckt sind. Nutzt ihr eDMP, Heilmittel, DiGA oder einen standardisierten Laborimport, gehören diese Bereiche zusätzlich auf eure Checkliste. Bei spezialisierten Leistungen können weitere Zulassungen nötig sein.

Nehmt eure Anforderungen am besten mit in die Demo. Wir können dann direkt zeigen, welche doctorly-Funktionen und Zertifizierungen für eure Praxis relevant sind und wo eine individuelle Prüfung sinnvoll ist.

Welche Unterlagen sollte euch ein Anbieter zeigen?

Für eine fundierte Entscheidung reichen Logos auf einer Produktseite nicht aus. Lasst euch die konkrete KBV-Kennung, die relevanten Prüfnummern und die aktuelle KOB-Bestätigung nennen. Bei einem Cloud-PVS gehören außerdem die Sicherheits- und Datenschutzunterlagen zum Auswahlprozess.

Notiert euch dabei nicht nur, ob ein Nachweis vorhanden ist, sondern auch wofür er gilt und bis wann. So könnt ihr später nachvollziehen, ob genau die Funktionen abgedeckt sind, die eure Praxis benötigt.

So prüft ihr zertifizierte Praxissoftware vor dem Kauf

Eine gute Auswahlentscheidung lässt sich mit fünf Schritten deutlich sicherer treffen:

1. Prüfnummer statt nur Siegel ansehen

Fragt nach der konkreten KBV-Kennung und den Funktionen, für die das PVS zertifiziert ist. Vergleicht die Angaben mit den aktuellen Zulassungsverzeichnissen.

2. KOB-Status für die ePA kontrollieren

Schaut in der gematik-Positivliste nach, ob die benötigte aktuelle Konformitätsbewertung vorhanden und gültig ist.

3. Eure Pflichtfunktionen aufschreiben

Hausarztpraxis, Facharztpraxis und MVZ brauchen nicht immer dieselben Module. Legt vor der Demo fest, welche Abrechnung, DMP, Labor- und TI-Funktionen unverzichtbar sind.

4. Sicherheit getrennt von Funktionszertifikaten prüfen

Bei Cloud-PVS gehören Hosting, Verschlüsselung, Auftragsverarbeitung, C5-Nachweis beziehungsweise gleichwertige Anforderungen, Backup und Notfallprozesse in eine eigene Sicherheitsprüfung.

5. Den echten Praxisalltag in der Demo testen

Lasst euch nicht nur Menüs zeigen. Testet Patientenaufnahme, Suche, Behandlung, Verordnung, Labor und Abrechnung an typischen Situationen aus eurer Praxis. So erkennt ihr, ob das zertifizierte PVS auch im Alltag zu euch passt.

Die 8 Fragen für euren Anbietertermin

Welche konkrete KBV-Kennung hat das PVS?
Für welche Funktionen gelten die aktuellen Prüfnummern?
Bis wann sind die Zertifizierungen gültig?
Ist die erforderliche KOB der gematik aktuell vorhanden?
Welche Nachweise gelten für Cloud-Sicherheit und Datenschutz?
Welche Funktionen braucht unsere Fachrichtung zusätzlich?
Wie werden regulatorische Updates bereitgestellt?
Wie laufen Datenmigration, Schulung und Support beim Wechsel?

Ihr möchtet die Zertifizierungen und Funktionen von doctorly im Zusammenhang sehen? Vereinbart eine persönliche Präsentation. Wir gehen mit euch durch eure Praxisabläufe und zeigen, welche Funktionen für euren Einsatz relevant sind.

FAQ zu zertifizierter Praxissoftware

Was bedeutet „KBV-zertifizierte Praxissoftware“?

Damit ist gemeint, dass eine Praxissoftware für bestimmte von der KBV geregelte Funktionen ein Zertifizierungsverfahren erfolgreich durchlaufen hat. Die Zertifizierung gilt immer für den jeweils geprüften Bereich und nicht pauschal für jede Funktion der Software.

Ist doctorly KBV-zertifiziert?

Ja. doctorly wird in den aktuellen KBV-Zulassungsverzeichnissen unter der System-ID 616 geführt. Zertifizierungen bestehen unter anderem für die vertragsärztliche Abrechnung, eAU, LDT-Befundimport, Heilmittelverordnung, mehrere eDMP und die Verordnung Digitaler Gesundheitsanwendungen.

Was ist der Unterschied zwischen KBV-Zertifizierung und KOB?

Die KBV zertifiziert verschiedene gesetzlich geregelte Funktionen einer Praxissoftware. Die KOB ist eine Konformitätsbewertung der gematik für definierte Interoperabilitätsanforderungen. Bei der ePA 3.0 spielt diese KOB eine zentrale Rolle.

Ist doctorly KOB-zertifiziert?

doctorly ist in der Positivliste der gematik mit der KBV-System-ID 616 geführt. Für den Medication Service der ePA 3.0 Stufe 2 besteht eine Konformitätsbewertung, die aktuell bis zum 6. April 2027 gültig ist.

Prüft die KBV auch Bedienbarkeit und Support?

Nein. Bei der Zertifizierung wird geprüft, ob definierte fachliche und technische Vorgaben korrekt umgesetzt sind. Nutzerfreundlichkeit, Supportqualität und die Eignung für eure konkreten Praxisabläufe müsst ihr zusätzlich bewerten.

Ist ein C5-Testat dasselbe wie eine KBV-Zertifizierung?

Nein. KBV-Zertifizierungen betreffen geregelte Funktionen von Praxissoftware. C5 beschreibt Sicherheitskriterien für Cloud-Dienste. Für Cloud-PVS können beide Themen relevant sein, sie prüfen aber unterschiedliche Dinge.

Ist zertifizierte Praxissoftware automatisch DSGVO-konform?

Nicht allein wegen der Zertifizierung. Datenschutz hängt vom gesamten Einsatz ab: unter anderem von Verträgen, Zugriffsrechten, Endgeräten, Verschlüsselung, Lösch- und Backup-Konzepten sowie den internen Abläufen der Praxis.

Wo kann ich Zertifizierungen einer Praxissoftware prüfen?

Die KBV veröffentlicht aktuelle Zulassungsverzeichnisse für die verschiedenen Softwarebereiche. Für KOB-Bestätigungen gibt es die Positivliste im Interoperabilitäts-Navigator der gematik.

Wie oft müssen Zertifizierungen erneuert werden?

Das hängt vom jeweiligen Verfahren und der Prüfnummer ab. Viele Zulassungen haben ein konkretes Gültigkeitsdatum und werden bei neuen technischen oder gesetzlichen Vorgaben erneut geprüft oder verlängert.

Welche Zertifizierung ist für die KV-Abrechnung besonders wichtig?

Für die vertragsärztliche Abrechnung ist die entsprechende KBV-Zertifizierung des PVS zentral. Zusätzlich gelten seit der ePA 3.0 die gesetzlichen Vorgaben zur Konformitätsbewertung. Ausnahmen und Übergangsregelungen können im Einzelfall gelten.

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